00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zum Praxiserfolg Podcast.

00:00:04: Ja, ich hatte Ihnen versprochen dass wir nochmal auf das Thema Dienstplan eingehen und hier liegt vor mir die Checkliste zur Erstellung des Dienstplans und diese Checklistte wurde von unserer Praxis Managerin in unserer Praxis von der Janina erstellt.

00:00:24: Das Ding hat achtzehn Seiten und so komplex ist unser Dienstplan.

00:00:31: Ja, das ist viel Arbeit!

00:00:33: Das ist auch Denkarbeit.

00:00:35: und ja dieser Dienstplan ist so effizient dass er eine fünfstellige Summe im Jahr spart und zwar eine ordentliche fünftellige Summa.

00:00:49: einfach nur dadurch dass der Dienstplan so effiziant gemacht dass wir mit der teuersten Ressource, die wir in der Praxis haben und auch Sie in der Zahnarztpraxis haben.

00:01:03: Mit der teuesten Ressourse ordentlich und vernünftig Wirtschaften.

00:01:09: Ordentlich und Vernünftig umgehen – das ist das eine, das Thema Führung.

00:01:13: aber ordentlichund vernünftig Wirtschaften und Einteilen!

00:01:17: Und ich mache mal weiter mit Punkt vierzehn hier auf Janinas Liste Und Punkt vierzehn bedeutet, oder lautet Sprachkurse berücksichtigen.

00:01:31: Wir haben zwei vietnamesische Auszubildende und ja sie kennen den Trend mit den vietnamesischen auszubildenden.

00:01:39: das ist auch alles gut und schön und hilft uns in der Praxis sehr.

00:01:46: aber natürlich gibt es Probleme und die Probleme sind primär die Sprachbarriere und die Sprache.

00:01:55: Und wir können die Mädchen nicht einfach so laufen lassen, sondern müssen sie schon unterstützen was die Spracher angeht und das tun wir und deswegen finden für diese beiden Sprachkurse starten.

00:02:07: Deswegen müssen die Arbeitszeiten so geplant werden dass Sie entsprechend Feierabend haben oder die Feier-Abendzeiten eingehalten werden.

00:02:15: Das ist Montadienster Mittwoch spätestens Und das muss einfach berücksichtigt werden.

00:02:22: Punkt Nummer fünfzehn, wir haben eine Mitarbeiterin.

00:02:27: die ist auf dem Bus angewiesen so es gibt keine Mitte.

00:02:30: also kleine Mitarbeiterinnen Es sind Auszubildende.

00:02:34: jetzt könnten wir natürlich hingehen sie irgendwie zu wie du zur Arbeit kommst Das ist mir egal aber das kann man ja nicht machen weil Wir Nehmen auch unsere auszubildenden schon sehr schnell in die Verantwortung.

00:02:50: Und hier müssen wir einfach darauf achten, dass wir auf den Bus gucken und deswegen kann sie nur innerhalb eines festgelegten Zeitfensters eingesetzt werden.

00:02:59: Für den Dienstband gilt in dem Moment Arbeitsbeginn ist ab sieben Uhr Arbeitsende maximal neunzehn Uhr.

00:03:08: Wobei das mit dem Arbeitsende neunzen Uhr auch wieder mit Arbeitsschutz gesetzte verknüpft ist, denn die Auszubildung ist nach keine achtzehn Jahre alt.

00:03:24: Die Pausenplanung, auch pausen werden bei uns aktiv im Dienstbahn berücksichtigt.

00:03:29: Bei einer Arbeitszeit von acht Stunden muss mindestens die gesetzlich erforderte Pause eingeplant werden.

00:03:33: Im Praxisalltag wird in der Regel eine Stunde Pause eingeplante.

00:03:38: Ich sehe bei unseren Kunden superhäufig zwei Stunden Mittagspause.

00:03:45: Kann der Chef so festlegen?

00:03:47: Halte ich für mich sehr clever!

00:03:51: Und ich halte es deswegen für nicht gut, weil A. möchte ich dass in einer solchen... Ich nenn's mal Sanischnittezeit am Mittag das dort die Stühle diese teuren Stühlen und diese teure Zimmer besetzt sind und B hat gar keinen Mitarbeiter Bock auf zwei Stunden Mittagspause jedenfalls bei uns nichts.

00:04:17: Also Grundprinzip, die Assistenzen gehen grundsätzlich gemeinsam mit dem jeweiligen Arzt in die Pause.

00:04:23: Dabei wird jedoch mit versetzten Pausen gearbeitet so damit wir gar keine Schließzeit im Mittag haben.

00:04:33: Die erste Assistenzpause elf Uhr, zweite Assistenze Pause elf Uhr fünfzehn.

00:04:39: Dadurch entsteht eine zeitliche Verschiebung, die ist besonders wichtig wenn es am Tageslauf zu Verzögerungen kommt.

00:04:44: So die versetzte Planung schafft einen Puffer, mit dem sich Verzögerungen auffangen lassen ohne dass automatisch zusätzliche Überstunden entstehen.

00:04:55: Merken Sie die Denkweise dieser Dienstplanung!

00:05:00: Das ist echt tricky und ich rate Ihnen hören sie sich je vorvorletzte Episode also Teil eins von Dienstplanen und diese hier mehrmals an.

00:05:12: da ist richtig Power dahinter.

00:05:14: im übrigen Machen wir das für unsere Kunden in unserer Beratung.

00:05:18: Das heißt, Wir haben einen wöchentlichen Call indem wir über Dienstplan reden und indem wir Über Terminbuch reden.

00:05:28: diese zwei Sachen ja ich weiß nicht warum viele Zahnärztinnen und Zahnerze das nicht checken dass ihn beiden eine fünf beziehungsweise sechsstellige Summe steckt.

00:05:42: Das wird einfach so dahingerotzt und ich kann es nicht nachverziehen.

00:05:47: Ich habe eine extra Mitarbeiterin eingestellt, die das für unsere Kunden macht, die ihnen hilft, die sie unterstützt, die sich mit den Mitarbeitern der Zahnarztpraxis hinsetzt um diese beiden Themen bis ins Detail zu planen.

00:06:00: Alleine das rechnet Sie schon mal abgesehen von allen anderen Punkten in unserem Programm.

00:06:08: So darum geht's aber jetzt gar nicht!

00:06:10: Es geht darum dass Sie sich Gedanken machen und dass sie auch die Mehrwerte jetzt in diesen beiden Podcast-Episoden für sich mit rausziehen.

00:06:19: Es gibt einen weiteren Punkt, nämlich Reinigung der Behandlungszimmer.

00:06:24: Jedes Behandlungszimmer wird einmal pro Woche gründlich gereinigt also... Ich rede nicht über die normale Reinigung, die jeden Tag stattfindet.

00:06:33: Sondern über eine gründliche Reinigung.

00:06:36: Die Reinigung wird fest im Dienstplan integriert.

00:06:38: Deswegen muss es im Dienstplant ersichtlich sein wer reinigt.

00:06:40: welches Zimmer wird gereinigt an welchem Tag zu welche Uhrzeit.

00:06:44: das muss im Dienst planen und natürlich auch im Terminbuch festgelegt werden.

00:06:49: Zeitbedarf bei der Planung muss unbedingt auf die Behandlungstermine der jeweiligen Zimmer geachtet werden.

00:06:57: Logo muss das!

00:06:59: Wenn ein Patient im Zimmer sitzt, kann man nicht reinigen.

00:07:02: Das Zimmer muss also während der Reinigungszeit frei von Behandlungen sein.

00:07:07: Die Reinigung darf Daher nicht einfach in einen beliebigen Zeit eingetragen werden, sondern muss mit der Terminplanung abgestimmt werden.

00:07:15: Na Logo!

00:07:16: So jetzt kommt ein Riesenpunkt.

00:07:18: wir haben Punkt achtzehn Praxis interne Zusatzaufgaben alle regelmäßig anfallenden Aufgaben wenn ebenfalls in den Dienstplan integriert.

00:07:25: dadurch wird verhindert dass die Aufgaben nebenbei oder spontan erledigt werden müssen so wie es in den meisten Zahnarztpraxen, die völlig planlos ohne Struktur und Organisation arbeiten einfach ist.

00:07:55: vier bis fünf Stunden pro Woche mit einer verantwortlichen, hier sogar zwei.

00:08:01: Also eine die die Hauptverantwortung trägt aber Die ZU-Arbeiterin ist hier direkt dabei weil das Thema so wichtig ist.

00:08:09: Wenn ich mal vor es fehlt ein Implantat oder einen Steg oder einen Aufbau oder was auch immer bei der Implantation Hier wird ein Riesenaufriss gemacht und dann funktioniert etwas nicht.

00:08:18: KFO Bestellungen Zeit, dreißig Minuten pro Woche Mit Verantwortung.

00:08:24: Modelle wegräumen, Häufigkeit einmal im Monat eine Stunde.

00:08:29: Amalgamabscheider Der Amalgam abscheiden muss einmal pro Woche gereinigt werden und überprüft werden.

00:08:35: Seit der Wand fünfzehn Minuten verantwortlich, zwei Stück Durchführung vor Behandlungsbeginn.

00:08:41: Es gibt zwei entsprechende Bereiche bei uns.

00:08:44: Wir haben einmal den Altbau, einmal den Neubau.

00:08:46: Auch das wird im Dienstbahn berücksichtigt.

00:08:49: Nächster Punkt Und ich gebe jetzt hier ein bisschen Gas Weil ich nicht noch eine Episode über den Dienstplan machen will Azubi Training.

00:08:59: Alle zwei Wochen findet ein Azubi-Training statt.

00:09:02: Das muss im Dienstplan berücksichtigt werden, die Themen werden festgelegt, die Teilnehmer werden fest gelegt, der Trainer wird festgelegt und der Zeitbedarf wird bestimmt.

00:09:12: Wichtig!

00:09:12: Das Azubitraining findet alle zwei Wochen statt und muss deshalb bereits in der Dienstplanerstellung berücksüchtigt werden.

00:09:20: Berufsschule Die Berufsschutz.

00:09:22: Tage der Azubis müssen in der Dienstplanung berübsichtig werden.

00:09:28: Grundsätzlich zu Beginn des Schuljahres schon gemacht.

00:09:32: Vermeidung von Terminabsagen ein nächster Punkt, ein übergeordnetes Ziel!

00:09:38: des Dienstplans.

00:09:39: Es sollen keine Terminab sagen, aufgrund einer schlecht geplanten Personalbesetzung notwendig werden.

00:09:46: Der Dienstplan muss so aufgebaut sein, dass die bereits einbestellten Patienten möglichst zuverlässig behandelt werden.

00:09:52: Stere Besetzung und Aufbereitung – wer ist hauptverantwortlich im Stere?

00:09:56: Der Stere sind zentrale Bereiche für den reibungslosen Ablauf der Praxis und muss deshalb entsprechend der Praxismahandlungszeit durchgehend und ausreichend besetzt sein.

00:10:07: Zusätzlich werden dazu Azubis eingeplant.

00:10:10: Dann haben wir verschiedene Dienste, Besetzung in der Frühdienstwoche und SpätdienstWoche.

00:10:16: Nächster Punkt Einsatzmöglichkeit in der Prophylaxe.

00:10:19: Bei der Dienstplananstellung muss neben der allgemeinen Verfügbarkeit den Mitarbeiter immer auch die jeweilige Qualifikation, der Mitarbeiter und die möglichen Einsatzbereiche berücksichtigt werden.

00:10:31: Insbesondere bei der Prophylaxe reicht es eben nicht aus dass eine Person grundsätzlich in anführungsreichend Profilaxel kann.

00:10:38: Es muss geprüft werden welche konkreten Leistungen die jeweillige Person selbstständig durchführen muss.

00:10:43: Wer kann prophylaxel durchfühlen?

00:10:45: Dann haben wir Sonderregelungen Prophylaxe.

00:10:49: Wer kann IPs durchführen?

00:10:51: Wer kann Prep-Abdrücke machen, wer kann bei uns, nennen wir es Gesundheitscheck machen, der kann die Nullvier machen, und wer darf die IPA machen?

00:11:02: Der ist heute verfügbar und kann die tatsächlich geplanten Leistungen durchführt.

00:11:07: Und als Punkt, das ist bei uns Punkt Nummer vierundzwanzig da geht es um die Rezeption rund um Besetzung und Pausenplanung der Rezeption.

00:11:19: Also natürlich wird auch die Rezzi im Dienstplan nach festen Besetzungszeiten und nach dem tatsächlichen Patientenaufkommen geplant, das ist ja klar!

00:11:28: Für die Rezeptionen sind grundsätzlich die folgenden drei Mitarbeiter vorgesehen und dann werden sie aufgeschrieben.

00:11:36: Wir haben eine durch gängige Besetzung.

00:11:39: Die Rezeptions muss während der gesamten Öffnungs- bzw.

00:11:42: Kernzeit von acht bis achtzehn Uhr durchgehend besetzt.

00:11:46: Dabei ist, sowohl die Frühjahr als auch die Spätdienstwoche zu berücksichtigen.

00:11:49: Die Dienstzeiten sind so zu planen, dass die Besetzung von acht bis acht Uhr lückellos gewährleistet ist.

00:11:54: Pausenregelungen?

00:11:55: Auch die Pausenden müssen im Wienstland klar geregelt werden.

00:11:57: Dabei gilt, die Pauser werden zeitlich versetzt geplant, sodass auch während der Pausenseiten immer mindestens eine Person an der Rezeption anwesend ist.

00:12:08: Punkt vierundzwanzig Punkt drei!

00:12:11: Besetzungen nach Patientenaufkommen.

00:12:13: in die Anzahl einer Rezeptio- Mitarbeiter wird nicht ausschließlich nach den Arbeitszeiten geplant, sondern bedarfsgerechterhand der tatsächlichen Patientenaufkommens.

00:12:22: Also nicht einfach blind, sondern schon wann werden wie viele Leute hier benötigt?

00:12:29: Hierfür werden die Termine und die entsprechenden Blöcke im Terminbuch beachtet!

00:12:35: HOS-Patientenaufkommen.

00:12:36: Bei einem hohen Patientenaufkommen wird gezielt mit einer Zweierbesetzung, eine Rätzige arbeitet.

00:12:42: Dabei wird geprüft wann entstehen Stoßzeiten?

00:12:44: Wann kommen besonders viele Patienten gleichzeitig?

00:12:47: Wannen entstehen besonders viele Telefonate?

00:12:49: Wanne fallen besonders viele organisatorische Aufgaben an?

00:12:52: das wissen wir alles in unserer Praxis.

00:12:55: Das haben wir analysiert und wir wissen dass damit wir diesen Dienstplan und damit wie die Zeiten an der Rätzi so gut wie möglich planen Die zweite Rezeptionsmitarbeiterin wird gezielt für diese Zeiträume eingeplant.

00:13:11: Wenn wir ein hohes Patientenaufkommen haben, dann haben wir auch ein geringeres Patientenaufkommens.

00:13:17: Bei einem geringeren Patientenaufkommen kann die Rezeption zeitweise auch mit einer Rezimitarbeiterin besetzt werden.

00:13:26: Dadurch wird das Personal bedarfsgerecht eingesetzt und kann bei geringerem Aufkommen gegebenenfalls für andere notwendige Aufgaben eingeplant werden.

00:13:35: Bei einer zweier oder zeitweise dreier Besetzung an der Rezie muss klar definiert sein, das ist fett geschrieben welcher Mitarbeiter welche Aufgaben übernimmt.

00:13:47: dies geschieht über die Arbeitsplatz Bezeichnung.

00:13:52: Nächster Punkt, bevor wir zum Schluss und zu den fünf wichtigsten Grundregeln kommen.

00:13:58: Oh jetzt haben aber heute hier echt eine sehr informative und lange Folge.

00:14:03: seit Langem nochmal.

00:14:04: Punkt Nummer twenty-fünf Abschlusskontrolle, bevor der Dienstplan fertig ist.

00:14:10: Bevor der Dienstwand freigegeben wird erfolgt eine abschließende Kontrolle Personal und Besetzung Und dann folgen eins, zwei drei vier fünf sechs sieben acht Punkte.

00:14:23: Beispielsweise jeder Mitarbeiter hat eine konkrete Aufgabe, nehmen das ohne Grund zusätzlich eingeplant.

00:14:28: die Anzahl der Personen pro Zimmer ist sinnvoll und da kommen noch weitere Punkte Dann!

00:14:34: Und nächster Punkt, Zimmer.

00:14:35: Auch dort kommen jetzt zwei, vier, sechs Punkte.

00:14:38: Ich lese die ersten beiden vor.

00:14:40: Die maximal erhöhte Zimmerauslastung wird erreicht.

00:14:43: Punkt Nummer zwei Es wurde geprüft Ob zusätzliche Profilachse Zimmer geöffnet werden können.

00:14:49: Nächster Unterpunkt Arbeitszeit.

00:14:51: macht das jetzt nicht hier, dass ich jetzt jeden Punkt vorlese auch wenn es für euch sicherlich oder für sie sicherlich interessant wäre wie wir das für Sie lösen.

00:14:59: kommen wir gleich zu also Abschlusskontrolle in den Bereichen Personalobesetzung im Bereich Zimmer im Bereich Arbeitszeiten im Bereich Pausen im Bereich Stereo im Bereich Zusatzaufgaben im Bereich Patienten Versorgung und im Bereich Rezeption.

00:15:13: Und dann kommen wir zum Schluss.

00:15:16: Nämlich die fünf wichtigsten Grundregeln unseres Dienstplans, die muss ich aber noch loswerden.

00:15:22: Erstens der Patient gibt den Bedarf vor.

00:15:24: Zweitens Zimmerauslastung, Vorpersonalhäufung.

00:15:27: Drittens jeder Mitarbeiter braucht eine Aufgabe.

00:15:30: Viertens Qualifikation entscheidet über Einsatz.

00:15:34: Fünftens Der Dienstplan will den kompletten Praxisalltag absorten.

00:15:39: und jetzt habt ihr das theoretische konstrukt wie ein Dienstplan sinnvoll, effizient und wirtschaftlich umgesetzt werden kann.

00:15:52: Und wer sagt wow!

00:15:54: Hachter Tobak, brutaler Stuff der hat vollkommen recht.

00:15:58: und wer sagt ich möchte das aber wirklich ein für alle Male in meiner Praxis regeln und dass es mal ordentlich aufgesetzt wird, der kann sich gerne bei uns melden.

00:16:08: zum kostenlosen Erstgespräch unter swen-waller.de schrägstrich termin Und wir helfen Ihnen dabei!

00:16:17: Wir machen erstmal ein erstes Gespräch und gucken wo der Bedarf ist und dann überlegen wir ob wir ihnen helfen können dieses Problem in ihrer Praxis zu lösen und wir überlegen welche Potenziale in Ihrer Praxis noch sind um Umsatz und Gewinn zu steigern.

00:16:34: Und das ist ein Riesenpunkt, der ist fünftstellig wert!

00:16:39: Also vielleicht lernen wir uns mal kennen?

00:16:42: Ich würde mich sehr, sehr freuen.

00:16:43: Buchen Sie sich einfach einen Termin.

00:16:45: Wir hören uns nächste Woche wieder.

00:16:46: Liebe Grüße bis dahin.

00:16:48: Ciao.